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KOSTENSTELLEN
Diese werden an einer Organisationseinheit (Studiengang,
Institut, Abteilung…) aufgehängt. Durch Berechtigungen
kann einE BenutzerIn beispielsweise Bestellungen auf eine
Kostenstelle tätigen oder sogar Bestellungen für diese Kostenstelle
freigeben. Der/die AdministratorIn der Kostenstelle
bestimmt diese Rechte und hat vor allem sein/ihr Budget
immer im Überblick.
BESTELLUNG
Eine Bestellung wird einer Kostenstelle zugeordnet. In der
Folge ergeben sich verschiedene Workflows. Je nach Einstellung
und Höhe der Gesamtsumme wird die Bestellung
von einer oder mehreren Personen freigegeben, ehe sie
tatsächlich bestellt wird. Nach erfolgter Lieferung werden
die einzelnen Positionen halbautomatisch ins Inventarsystem
übernommen.
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RECHNUNG
Jeder Bestellung können mehrere Rechnungen zugeordnet
werden. Ist die Rechnung bezahlt, wird sie von der Buchhaltung
einfach abgehakt und der/die KostenstellenleiterIn
hat die volle Transparenz über sein Budget.
INVENTAR
Das Inventarsystem erlaubt es, die Betriebsmittel den Organisationseinheiten
zuzuordnen. Von dort aus können sie
über das FAS an MitarbeiterInnen oder Studierende zugeteilt
werden (Entlehnsystem). Zusätzlich ist auch die Zuordnung
nach Räumen möglich, womit die jährliche Inventur erheblich
erleichtert wird. Auch ein einfaches System für die AfA ist
hier integriert.
KONTO
Jede Bestellung kann auf ein Konto erfolgen. So wird ein
Matrix-System erzeugt und es kann jederzeit eine aktuelle
Aufstellungstabelle über die Kostenstellen und Konten
exportiert werden.
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